Lewati ke isi

5.1 Pesanan Pembelian (Purchase Order) & Penerimaan Barang

Setiap kali toko memesan barang atau bahan kain dari pemasok (supplier), Anda perlu menerbitkan dokumen resmi Purchase Order (PO). Setelah barang pesanan tiba di toko, staf gudang mencatat penerimaan fisik menggunakan dokumen Purchase Receipt.

1. Alur Pembelian Barang

  1. Buat PO: Terbitkan Purchase Order berisi daftar barang, kuantitas, dan harga beli yang disepakati.
  2. Kirim ke Pemasok: Unduh dokumen PO dalam format PDF atau kirim langsung melalui email ke pemasok.
  3. Terima Barang: Saat kurir/pemasok tiba mengantar barang, buat dokumen Purchase Receipt untuk menambah stok fisik toko.
  4. Faktur Pembelian: Tim Akuntansi menerima tagihan pemasok dan menerbitkan Purchase Invoice untuk proses pembayaran.

2. Langkah Membuat Purchase Order (PO)

  1. Ketik new purchase order atau Pesanan Pembelian Baru di Awesome Bar (Ctrl + K), atau buka menu Pembelian > Pesanan Pembelian > Tambah Pesanan Pembelian (Buying > Purchase Order > Add Purchase Order).
  2. Pilih nama pemasok (Pemasok / Supplier), estimasi tanggal tiba yang dibutuhkan (Dibutuhkan Pada / Required By), dan gudang tujuan penerimaan (Gudang Tujuan / Target Warehouse).
  3. Pada tabel Barang (Items), klik tombol Tambah Baris (Add Row): pilih kode barang (SKU), masukkan jumlah pesanan, dan masukkan harga beli satuan (Rate).
  4. Periksa komponen pajak pembelian (Pajak dan Biaya Pembelian / Purchase Taxes and Charges) dan syarat pembayaran (Syarat Pembayaran / Payment Terms, misalnya jatuh tempo 30 hari).
  5. Klik tombol Simpan (Save), lalu klik Kirim / Submit. Gunakan tombol ikon Cetak / PDF (Print) untuk mencetak lembar PO atau mengirimkannya ke kontak pemasok.

3. Mencatat Penerimaan Barang (Purchase Receipt)

  1. Buka dokumen PO terkait yang statusnya sudah disubmit (To Receive and Bill).
  2. Klik tombol menu di kanan atas: Buat > Tanda Terima (Create > Receipt).
  3. Sistem akan otomatis mengisi data barang dari PO. Hitung dan periksa secara fisik jumlah barang yang baru tiba di toko:
  4. Pengiriman Sebagian (Partial Delivery): Jika barang yang dikirim belum lengkap, ubah angka pada kolom Jumlah Diterima (Accepted Quantity) sesuai jumlah fisik yang sebenarnya diterima. Sisa barang akan tetap berstatus terbuka di PO.
  5. Barang Cacat/Rusak (Damaged Goods): Jika ada barang yang rusak, masukkan jumlahnya ke kolom Jumlah Ditolak (Rejected Qty) dan pilih Gudang Ditolak (Rejected Warehouse).
  6. Masukkan nomor surat jalan dari pemasok pada kolom No. Surat Jalan Pemasok (Supplier Delivery Note No.).
  7. Klik tombol Simpan (Save), lalu klik Kirim / Submit.

4. Dampak pada Stok Toko

Setelah dokumen Purchase Receipt disubmit: * Nilai stok fisik (Actual Qty) pada gudang toko Anda akan langsung bertambah dan produk siap dijual di kasir. * Status dokumen PO otomatis diperbarui dari To Receive menjadi Completed setelah seluruh jumlah pesanan diterima secara penuh.