2.1 Ringkasan Peran dan Hak Akses (RBAC)

ERPNext menerapkan sistem Role-Based Access Control (RBAC) untuk memastikan setiap anggota tim hanya mengakses fitur yang relevan dengan tanggung jawabnya, sekaligus menjaga keamanan data sensitif pelanggan dan keuangan toko.

Pembatasan Berdasarkan Cabang Toko

Selain pembatasan peran, sistem juga menerapkan pembatasan berbasis lokasi (User Permissions). Anda hanya dapat melihat data transaksi, stok gudang, dan pelanggan dari cabang toko tempat Anda ditugaskan.

1. Ikhtisar Peran Pengguna

Kasir: Melayani transaksi harian di kasir POS, memindai barcode barang, menerima pembayaran, mencetak struk, dan mengelola uang di laci kas.
Supervisor: Mengawasi jalannya operasional toko, memverifikasi penutupan kasir (POS Closing), serta memberikan otorisasi diskon khusus (>20%) dan retur barang.
Admin Toko: Mengelola master data barang, memantau persediaan gudang, membuat pesanan pembelian (PO), melihat laporan toko, dan mendaftarkan akun staf.
Superuser / Owner: Memiliki kendali penuh atas seluruh cabang, gudang, laporan laba rugi, pengaturan sistem, dan pembukuan akuntansi.

2. Rincian Tanggung Jawab & Hak Akses

🛒 1. Kasir (Cashier)

Tugas Utama: Melayani proses checkout dan pembayaran pelanggan di meja kasir.
Hak Akses: Membuka dan menutup sesi kasir POS, memindai barcode, menerbitkan struk/faktur, memberikan diskon reguler (hingga 20%), menerima pembayaran (Tunai, Debit/Kredit, QRIS), dan mencetak ulang struk penjualan.
Batasan: Tidak dapat melihat margin laba, tidak dapat mengakses jurnal akuntansi, tidak dapat memberikan diskon di atas 20% tanpa otorisasi supervisor, dan tidak dapat menghapus faktur yang telah selesai (submitted).

🛡️ 2. Supervisor Toko

Tugas Utama: Mengawasi operasional harian kasir, memvalidasi rekonsiliasi kas, dan menyelesaikan kendala di lantai toko.
Hak Akses: Seluruh hak akses Kasir, memberikan otorisasi diskon di atas 20%, menyetujui pembatalan/retur transaksi, memvalidasi selisih kas pada penutupan shift, serta melihat laporan penjualan toko.
Batasan: Tidak dapat mengubah struktur Bagan Akun (Chart of Accounts), konfigurasi sistem utama, atau menghapus master pengguna.

🏢 3. Admin Toko

Tugas Utama: Mengelola operasional gudang, pengadaan barang, dan administrasi akun karyawan toko.
Hak Akses: Menambah dan mengubah master barang beserta variannya, melakukan penyesuaian stok opname, membuat Purchase Order (PO) ke pemasok, membuat tanda terima barang (Purchase Receipt), mendaftarkan akun staf baru, dan melihat laporan performa toko.
Batasan: Tidak dapat mengakses atau mengubah data cabang toko lain tanpa izin khusus dari Superuser.

👑 4. Superuser / Pemilik (Owner)

Memiliki akses penuh (baca dan ubah) ke seluruh cabang, gudang, dan entitas perusahaan.
Mengelola Bagan Akun (COA), pembuatan jurnal manual, integrasi perbankan, laporan keuangan lengkap (Laba Rugi & Neraca), perpajakan, pencadangan data (backup), dan audit log sistem.

3. Matriks Perbandingan Hak Akses

Fitur & Wewenang	Kasir	Supervisor	Admin Toko	Superuser
Melayani transaksi POS	✅	✅	✅	✅
Menerbitkan faktur & cetak struk	✅	✅	✅	✅
Memberi diskon standar (s.d. 20%)	✅	✅	✅	✅
Otorisasi diskon khusus (>20%)	❌	✅	✅	✅
Otorisasi retur / pembatalan transaksi	❌	✅	✅	✅
Menambah data barang & varian	❌	❌	✅	✅
Menjalankan rekonsiliasi Stok Opname	❌	❌	✅	✅
Menerbitkan PO ke pemasok	❌	❌	✅	✅
Mendaftarkan akun karyawan baru	❌	❌	✅	✅
Mengubah Bagan Akun (COA) & Jurnal Akuntansi	❌	❌	❌	✅

4. Panduan Keamanan & Kepatuhan

Prinsip Keamanan Akun

Dilarang meminjamkan akun: Segala transaksi yang terjadi akan tercatat atas nama akun yang sedang aktif dalam riwayat audit (audit trail).
Kunci layar saat meninggalkan meja kasir: Tekan shortcut Ctrl + Shift + L untuk mengunci layar, atau lakukan logout jika Anda meninggalkan meja kasir dalam waktu lama.
Laporkan kendala akses: Segera hubungi Supervisor atau Admin Toko jika Anda melihat aktivitas mencurigakan atau jika hak akses Anda tidak sesuai dengan tugas kerja harian.