Lewati ke isi

4.4 Stok Opname dan Rekonsiliasi Stok

Stok Opname (Physical Stock Count) adalah kegiatan rutin menghitung fisik barang (kain, gulungan/rol, pakaian, dan aksesori) yang ada di toko atau gudang, kemudian mencocokkannya dengan catatan saldo di sistem ERPNext melalui dokumen Stock Reconciliation.

1. Mengapa Stok Opname Sangat Penting?

Stok opname secara berkala memastikan: * Kasir tidak menjual barang yang stok fisiknya sudah habis. * Nilai aset persediaan pada laporan keuangan toko selalu akurat. * Toko dapat mendeteksi sedini mungkin adanya penyusutan (shrinkage), barang rusak/cacat, retur yang terlewat dicatat, atau selisih barang akibat salah penempatan.

2. Alur Pelaksanaan Stok Opname

  1. Persiapan: Hentikan sementara transaksi penjualan atau pergerakan barang pada gudang yang sedang dihitung.
  2. Penghitungan Fisik: Tim gudang menghitung jumlah fisik barang di rak/gudang.
  3. Input Sistem: Buat dokumen Stock Reconciliation di ERPNext.
  4. Validasi & Submit: Verifikasi selisih stok bersama Supervisor dan kirim penyesuaian.

3. Langkah-Langkah Rekonsiliasi di ERPNext

Langkah 1: Buat Dokumen Stock Reconciliation

  1. Ketik new stock reconciliation atau Rekonsiliasi Stok Baru pada Awesome Bar (Ctrl + K), atau buka menu Stok > Rekonsiliasi Stok > Tambah Rekonsiliasi Stok (Stock > Stock Reconciliation > Add Stock Reconciliation).
  2. Pastikan kolom Tujuan (Purpose) terpilih Rekonsiliasi Stok (Stock Reconciliation).
  3. Atur tanggal dan jam pelaksanaan penghitungan, serta pilih Gudang (Warehouse) yang diperiksa.

Langkah 2: Tarik Saldo Barang dari Sistem

  1. Klik tombol Ambil Barang dari Gudang (Fetch Items from Warehouse).
  2. Pilih gudang yang ingin ditarik datanya, lalu klik Ambil (Fetch).
  3. Sistem akan otomatis memuat daftar seluruh barang yang tercatat beserta Jumlah Saat Ini (Current Qty) dan Tingkat Penilaian Saat Ini (Current Valuation Rate).

Langkah 3: Masukkan Hasil Hitung Fisik Sebenarnya

  1. Pada kolom Jumlah Aktual (Quantity Actual), masukkan jumlah fisik nyata hasil perhitungan di lapangan (misalnya 120.5 meter).
  2. Jika barang sama sekali tidak ditemukan secara fisik, masukkan angka 0.
  3. Biarkan kolom Tingkat Penilaian (Valuation Rate) tetap terisi otomatis, kecuali Anda memang bermaksud mengubah nilai modal per unit barang.
  4. ERPNext akan otomatis menghitung selisih kuantitas (Difference Qty) dan selisih nilai rupiahnya (Difference Amount).
Nama Barang Catatan Sistem Hasil Fisik Selisih (Difference)
Cotton Combed Black 100 Meter 100 Meter 0 (Sesuai)
Rayon Twill Navy 50 Meter 48 Meter -2 Meter (Selisih Kurang)
Silk Satin Gold 30 Meter 32 Meter +2 Meter (Selisih Lebih)

Langkah 4: Verifikasi dan Submit

  1. Periksa akun penampung selisih biaya (Akun Selisih / Difference Account, biasanya akun Stock Adjustment).
  2. Berikan catatan penjelasan mengenai penyebab selisih pada kolom Keterangan (Remarks).
  3. Klik tombol Simpan (Save), minta Supervisor atau Admin Toko memeriksa rekapitulasi, lalu klik Kirim / Submit.

4. Dampak Pembukuan & Akuntansi

Saat dokumen disubmit: * Nilai aset persediaan di Neraca akan disesuaikan dengan nilai stok fisik sebenarnya. * Selisih kurang stok akan dicatat sebagai beban operasional (Stock Adjustment Expense), sedangkan selisih lebih akan diakui sebagai penyesuaian persediaan.

Stok Opname Praktis Menggunakan Tablet

Tim gudang dapat membuka ERPNext secara langsung melalui tablet atau smartphone saat berkeliling menghitung barang di lorong toko untuk mempercepat proses pencatatan.