Lewati ke isi

8.1 Membuat dan Mengelola Pengguna

Admin Toko dan tim HR menggunakan modul User serta pengaturan User Permissions untuk mendaftarkan akun staf baru, menetapkan peran kerja (Roles), membatasi akses gudang/cabang toko, serta menonaktifkan akun karyawan yang sudah tidak bertugas.

1. Alur Pengelolaan Pengguna

  1. Pendaftaran Akun: Buat akun baru dengan memasukkan alamat email kerja, nama lengkap, dan nomor kontak karyawan.
  2. Penetapan Peran (Role Assignment): Berikan peran yang sesuai dengan fungsi kerja (seperti Kasir, Supervisor, atau Admin Gudang).
  3. Pembatasan Cabang/Gudang (User Permissions): Batasi agar staf hanya dapat melihat data toko tempat mereka bertugas.
  4. Undangan Akun (Welcome Email): Sistem mengirimkan email sambutan yang berisi tautan pembuatan kata sandi bagi karyawan baru.

2. Langkah Mendaftarkan Pengguna Baru

  1. Ketik new user atau Pengguna Baru pada Awesome Bar (Ctrl + K), atau buka menu Pengguna dan Izin > Pengguna > Tambah Pengguna (Users and Permissions > User > Add User).
  2. Masukkan alamat email kerja karyawan, nama depan (Nama Depan / First Name), dan nama belakang (Nama Belakang / Last Name).
  3. Pastikan opsi Kirim Email Sambutan (Send Welcome Email) dalam kondisi tercentang agar tautan aktivasi kata sandi otomatis terkirim.
  4. Klik tombol Simpan (Save).

3. Menetapkan Peran Kerja (Roles)

Pada halaman profil pengguna, gulir ke bagian tabel Peran (Roles), lalu centang peran yang sesuai: * Kasir: Centang POS User dan Sales User. * Supervisor Toko: Centang POS User, Sales User, Stock User, dan Store Supervisor. * Admin Toko: Centang Stock Manager, Sales Master Manager, Accounts User, dan System Manager.

4. Membatasi Hak Akses Cabang & Gudang Toko (User Permissions)

Untuk memastikan karyawan hanya dapat melihat data cabang tokonya sendiri: 1. Ketik Izin Pengguna atau User Permissions di Awesome Bar, lalu klik tombol Tambah Izin Pengguna (Add User Permission). 2. Pilih nama pengguna (Pengguna / User), atur kolom Izinkan (Allow) menjadi Warehouse (Gudang), dan pilih nama gudang toko yang diizinkan pada kolom Untuk Nilai (For Value). 3. Centang opsi Adalah Standar (Is Default). 4. Ulangi langkah serupa untuk membatasi POS Profile kasir jika diperlukan, lalu klik Simpan (Save).

5. Prosedur Menonaktifkan Akun Karyawan

Jika karyawan telah mengundurkan diri atau berganti tugas: 1. Buka data profil pengguna yang bersangkutan di menu Pengguna dan Izin > Pengguna (Users and Permissions > User). 2. Hapus centang pada kotak Diaktifkan (Enabled) (atau klik menu titik tiga ⋮ lalu pilih Nonaktifkan Pengguna / Disable User). 3. Klik tombol Simpan (Save). Sesi login pengguna akan langsung dihentikan seketika, namun seluruh riwayat transaksi, faktur kasir, dan audit log yang pernah dibuat akan tetap tersimpan aman.

Jangan Menghapus Master Akun Pengguna

Hindari menghapus akun (Delete User) secara permanen. Cukup nonaktifkan akun (Nonaktifkan / Disable) agar integritas riwayat pembukuan dan jejak audit (audit trail) transaksi masa lalu tetap utuh.