Panduan Pengguna ERPNext: Prosedur Operasional Standar (SOP)
Selamat datang di Panduan Pengguna ERPNext untuk Operasional Toko dan Ritel. Panduan ini disusun dengan bahasa yang praktis dan mudah dipahami oleh seluruh tim operasional—mulai dari kasir, supervisor toko, tim gudang/persediaan, hingga admin toko dan staf keuangan.
🧭 Panduan Cepat Berdasarkan Peran
Pilih modul panduan yang sesuai dengan tugas harian Anda:
| Peran Anda | Mulai Dari Sini | Modul Penting |
|---|---|---|
| 🛒 Kasir | 3.1 Membuka Sistem Kasir | Transaksi Penjualan POS • Tutup Shift Kasir |
| 🛡️ Supervisor | 2.1 Ringkasan Peran & Hak Akses | Otorisasi Diskon (>20%) • Laporan Penjualan Harian |
| 📦 Tim Persediaan & Gudang | 4.1 Mengelola Data Barang | Cek Stok Real-Time • Stok Opname • Impor Data Massal |
| 🏢 Admin Toko & Pembelian | 5.1 Pesanan Pembelian (PO) | Pesanan Penjualan & Surat Jalan • Manajemen Pengguna |
| 💰 Keuangan & Akuntansi | 6.1 Bagan Akun (COA) | Jurnal Manual • Laporan Piutang Belum Lunas |
📚 Daftar Isi Lengkap
1. Memulai
- 1.1 Cara Mengakses Sistem — Alamat URL sistem, rekomendasi browser, cara login aman, dan reset kata sandi.
- 1.2 Menjelajahi Antarmuka — Memahami workspace, kartu metrik ringkasan, dan pencarian cepat dengan Awesome Bar (
Ctrl + K).
2. Peran dan Hak Akses (RBAC)
- 2.1 Ringkasan Peran — Batasan dan tanggung jawab hak akses Kasir, Supervisor, Admin Toko, dan Superuser/Owner.
3. Point of Sale (POS) & Operasional Kasir
- 3.1 Membuka Sistem Kasir — Memilih POS Profile dan menginput saldo awal uang kas (modal kembalian).
- 3.2 Memproses Penjualan dan Faktur — Scan barcode, input diskon, otorisasi supervisor, metode pembayaran (tunai/EDC/QRIS), dan cetak struk.
- 3.3 Prosedur Penutupan POS — Rekonsiliasi fisik uang kas, mencocokkan total EDC/QRIS, dan menutup shift kasir.
4. Persediaan dan Manajemen Stok
- 4.1 Mengelola Data Barang — Membuat master barang, varian warna/ukuran, satuan (UOM), barcode, dan harga jual.
- 4.2 Melacak Jumlah dan Stok — Memeriksa posisi stok aktual, reservasi pesanan, dan riwayat pergerakan barang.
- 4.3 Impor Stok Massal — Menyiapkan data di Excel/CSV dan mengunggah katalog barang sekaligus.
- 4.4 Stok Opname — Mencocokkan jumlah stok fisik di toko dengan data sistem melalui Stock Reconciliation.
5. Alur Penjualan dan Pembelian
- 5.1 Pesanan Pembelian — Membuat Purchase Order ke pemasok dan mencatat penerimaan barang (Purchase Receipt).
- 5.2 Pesanan Penjualan dan Surat Jalan — Memproses pesanan grosir/pre-order, membuat Surat Jalan (Delivery Note), dan faktur penjualan.
6. Operasional Akuntansi Dasar
- 6.1 Bagan Akun — Memahami struktur akun Aset, Kewajiban, Ekuitas, Pendapatan, dan Beban.
- 6.2 Jurnal Manual — Mencatat transaksi setoran bank, kas kecil (petty cash), dan biaya operasional toko.
7. Laporan Penting
- 7.1 Laporan Penjualan Harian — Menganalisis omzet per kasir, per cabang, produk terlaris, dan metode pembayaran.
- 7.2 Laporan Faktur Belum Dibayar — Memantau tagihan piutang pelanggan dan faktur jatuh tempo.
- 7.3 Laporan Saldo dan Pergerakan Stok — Memantau saldo akhir gudang, analisis fast/slow-moving, dan peringatan stok menipis.
8. Administrasi Toko dan Pengguna
- 8.1 Membuat dan Mengelola Pengguna — Menambahkan akun karyawan, mengatur hak akses, membatasi cabang/gudang, dan menonaktifkan akun.