Lewati ke isi

4.3 Impor Data Stok Massal

Saat membuka cabang toko baru atau mendaftarkan katalog produk dalam jumlah besar, Anda tidak perlu menginput barang satu per satu secara manual. Fitur Data Import di ERPNext memungkinkan Anda mengunggah ratusan hingga ribuan data master barang dan saldo awal persediaan sekaligus melalui file spreadsheet Excel (.xlsx) atau .csv.

1. Tahapan Alur Impor Data

  1. Unduh template spreadsheet dari ERPNext.
  2. Isi data kode barang (SKU), nama produk, satuan (UOM), dan harga.
  3. Unggah file kembali ke sistem dan jalankan validasi data.
  4. Eksekusi proses impor data.

2. Mengunduh Template Spreadsheet

  1. Ketik Impor Data atau Data Import di Awesome Bar (Ctrl + K), lalu buka daftar Impor Data.
  2. Klik tombol Tambah Impor Data (Add Data Import).
  3. Pilih tipe dokumen (Document Type):
  4. Pilih Barang (Item) untuk mendaftarkan master data barang baru.
  5. Pilih Rekonsiliasi Stok (Stock Reconciliation) untuk mengunggah saldo stok awal toko baru.
  6. Pilih opsi Masukkan Rekod Baru (Insert New Records).
  7. Pilih format file Excel (.xlsx) atau CSV, pastikan kolom-kolom wajib tercentang, lalu klik tombol Unduh Template (Download Template).

3. Mengisi Data pada Spreadsheet

Buka file template yang baru diunduh menggunakan Microsoft Excel, Google Sheets, atau LibreOffice Calc.

Nama Kolom Contoh Pengisian Aturan dan Ketentuan
Item Code (Kode Barang) FAB-TW-NVY-01 Kode SKU unik, tidak boleh ada spasi atau karakter aneh
Item Name (Nama Barang) Rayon Twill - Navy Blue Nama lengkap produk yang mudah dibaca oleh staf
Item Group (Kelompok Barang) Fabrics Wajib sama persis (huruf besar/kecil) dengan grup di ERPNext
Stock UOM (Satuan Stok) Meter Satuan stok yang sudah terdaftar aktif di sistem
Maintain Stock (Kelola Stok) 1 Isi 1 jika persediaan dilacak, 0 jika tidak dilacak
Opening Stock (Stok Pembukaan) 250 Jumlah saldo fisik awal (khusus data awal)
Selling Rate (Harga Jual) 45000 Angka harga jual tanpa simbol Rp, koma, atau titik ribuan

Jangan Mengubah Struktur Header Template

Jangan mengubah teks, menghapus kolom, atau memindahkan urutan baris header bawaan yang dihasilkan oleh ERPNext, karena sistem memerlukan struktur tersebut untuk memetakan kolom secara otomatis.

4. Mengunggah & Memvalidasi File

  1. Kembali ke halaman dokumen Impor Data (Data Import) di ERPNext.
  2. Unggah file spreadsheet Anda dengan menyeret file ke area Lampirkan Berkas (Attach File).
  3. Klik tombol Simpan (Save).
  4. Periksa tabel pratinjau (Preview Table):
  5. Baris Hijau: Data valid dan siap diimpor ke sistem.
  6. Baris Merah / Peringatan: Terdapat kesalahan pengisian yang perlu diperbaiki terlebih dahulu.

5. Mengatasi Pesan Kesalahan Umum

  • Item Group does not exist: Nama kelompok barang belum dibuat di ERPNext atau terdapat salah ketik (typo).
  • UOM not found: Satuan ukuran belum didaftarkan di master UOM.
  • Duplicate Item Code: Kode SKU sudah pernah terdaftar sebelumnya pada sistem.

Setelah seluruh baris data berstatus hijau (valid), klik tombol Mulai Impor (Start Import). Tunggu beberapa saat hingga bilah progres mencapai 100%, lalu buka menu Stok > Barang (Stock > Items) untuk memastikan seluruh katalog produk Anda telah berhasil terdaftar.